4 maj 2015

Kontor sämsta stället för kontorsarbete

Den amerikanske entreprenören Jason Fried påstår att kontor är det sämsta stället att få något gjort på. På kontor samlas en massa människor i olika rum, och där ska de jobba med olika frågor, oftast med hjälp av dator, och meningen är att man ska få sitta ifred och utföra sitt arbete. Han ställer frågan till oss som sitter på kontor; hur ofta får du sitta i 8 timmar och fördjupa dig i en arbetsuppgift, helt ostörd och göra den färdig? 6 timmar? 4 timmar? 1 timme? 20 minuter.

Ja, svaret är troligtvis 20 minuter, så länge får man sitta på ett kontor utan att bli störd. För det finns ju kolleger som också håller på att jobba med en uppgift, som sitter i något annat rum, och kanske behöver ett råd från mig, och går förbi mitt rum och ställer frågan och jag svarar, och det kanske tar 10 minuter, men vad innebär det egentligen? Jo, att hela förmiddagens arbete kan bli förstört för mig.

Fried jämför arbete med sömnen, den är indelad i flera perioder. Om jag sover 8 timmar så måste jag vara helt ostörd i 8 timmar för att få tillräckligt med djupsömn.Det tar flera timmar av olika sömntyper, lätt sömn, REM-sömn, etc innan jag kommer ner i den djupsömn som jag så väl behöver. Om man skulle bli störd var 20:e minut skulle man aldrig komma till stadiet djupsömn, och troligtvis utveckla en psykos efter några nätter.

Samma är det med arbete, att sätta sig ned för att lösa en uppgift tar en viss tid. Man behöver tid att samla materialet, strukturera det, bearbeta det, tänka igenom olika aspekter och sedan, slutligen, komma fram till en genomtänkt och användbar analys, noggrant formulerad i ett dokument. Allt detta tar tid, minst fyra timmar för ett normalt arbetspass, så att man ska kunna producera något vettigt. Ibland 8 timmar, ibland flera dagar, men aldrig på 20 minuter.

Men på kontor ges inte de anställda möjlighet att arbeta. För det första splittras veckans alla dagar upp med inbokade Möten. På möten utförs egentligen inget arbete, nej, det är istället en samling människor som planerar hur man ska arbeta. Själva arbetet måste göras efteråt. Men genom att det varje dag planeras in möten från alla håll i organisationen in i den elektroniska almanackan, från chefer på olika nivåer, från andra medarbetare, från interna och externa samverkansgrupper, så blir arbetstiden, då allt ska utföras, den tid som blir kvar mellan mötena. Och en vanlig vecka kan det bli högst 20 minuter en eller ett par gånger i veckan.

Om man då räknar bort fikaraster på 2x15 minuter varje dag, kan alltså en hel veckas arbete gå till spillo bara genom möten.

Man märker det på mötenas innehåll. Säg att vi har ett möte, 6 personer sitter två timmar ( 6x2= 12 timmars arbetstid) och efter mötet, när det som bestämdes ska utföras, så går alla sex på andra möten, och så träffs vi om fjorton dagar igen för att gå vidare, men då har ingen hunnit göra något sedan förra mötet, för alla har haft så många andra möten där man har bestämt andra saker som också ska utföras, som i och för sig ingen ännu hunnit med. Sådana gånger är psykosen nästan lika nära som vid störd sömn.

Innan vi hade mejl, så hade man möten för att informera, diskutera och ta beslut i olika frågor. Numera har vi mejl, där vi informerar, diskuterar och överenskommer en massa saker, och sedan när vi är klara bokar vi ett möte på mejlen, för att träffas i ett rum, där vi kan informera, diskutera och ta beslut i olika frågor. Vi fick alltså genom mejlen ett suveränt system för att slippa ha de flesta mötena, istället har vi behållit ett gammalt och lagt till ett nytt. Nu förstör mötena större delen av arbetstiden, och det som finns kvar däremellan det ser mejlen till att förstöra.

Bästa stället för mig att arbeta och få mycket gjort är hemma vid köksbordet. Jag kan sitta där i flera timmar i sträck fram för datorn och arbeta genom alla stadier som behövs, fördjupa mig i texter, sortera, strukturer och skriva omfattande dokument. Plötsligt kan det ha gått 4 timmar utan att jag märkt något. Och jag tar paus när jag är i rätt period för en paus,  jag kan till och med ta en promenad för att bättre kunna tänka på ett problem eller svårighet.

Men så får man inte arbeta i mitt jobb, man måste sitta på ett kontor. För på kontoret finns det ju en stämpelklocka utanför dörren, som mäter tiden från när jag går in i huset och till dess jag går ut från huset. Men den mäter inte min faktiska arbetstid, för den är ju vanligtvis bara 20 minuter, och infaller sporadiskt någon gång mellan två bokade möten.

*********
Andra bloggare om , ,

2 kommentarer:

Bert Bodin sa...

20 minuter??

Du jobbar kommunalt, va!?






:-)

Sven Teglund sa...

Bert: 😂 Ja jag vet, det är mindre i privata sektorn.....