14 maj 2014

Riktlinjer för möten

Människans liv är indelad i 20-minutersintervaller. Man märker det om man sätter sig ned tillsammans med andra vid ett fikabord för att prata en stund eller vid ett möte på jobbet, eller vid en middagsbjudning. Efter några minuters trevande inledning så börjar man att prata med varann och det flödar på. Ofta runt ett gemensamt ämne som något har startat upp genom att ställa en fråga eller genom att ge en kommentar kring någon allmän företeelse.

Om man är uppmärksam, så märker man att efter 20 minuter blir det plötsligt helt tyst i en grupp. Som om den första perioden är avslutad och alla behöver tänka efter, eller som om ämnet blivit uttömt. Tystnaden varar inte länge, några sekunder, aldrig mer än en halv minut. Sedan sätter samtalet igång igen, antingen genom en fördjupning eller nytt perspektiv på det första ämnet. Och så pratar alla igen, mer livligt denna gång, men efter ytterligare 20 minuter då återkommer tystnaden. Och efter några sekunders paus återupptas samtalet.

Det här är rent biologiskt. En mänsklig hjärna förbrukar väldigt mycket energi genom att hantera samtal i en liten grupp. Det verbala samtalet är en sak, men det sociala samspelet, tolkningen av ansiktsuttrycken, de sociala positionerna, allt detta är väldigt ansträngande. Hjärnan har bara kapacitet för det i 20 minuter, då måste den få en kort vila, tänka efter och dra sig tillbaka en liten stund. Efter några sekunders vila är den fit for fight igen.

Därför borde vi anpassa våra dagliga möten efter denna vår mänskliga natur och inordna allt i 20-minutersintervaller istället för att tänka i timmar.

På det jobb jag har, tjänsteman i kommunen, tillbringas många timmar i s.k möten. Möten är egentligen till för att lösa problem där flera är inblandade, eller planera för hur vi ska lösa en fråga eller så gäller det att sprida information. Men möten tenderar att leva sitt eget liv. Istället för att mötet är till för att lösa ett problem blir själva mötet i sig, lösningen på problemet.

Vissa problem innebär att man kanske har tio möten med många inblandade utan att själva problemet löses av att man har dessa möten. Och eftersom frågan ännu inte är löst så fortsätter vi och kallar till ett nytt möte.

Men nu håller jag på att utarbeta förslag på riktlinjer för möten på vårt jobb. Det ska följa vår mänskliga natur och därför indelas i 20-minutersintervaller.

Ett möte mellan 2-4 personer kring en specifik fråga som under mötet kan lösas : 1 x 20 minuter.
Ett möte mellan 5-8 personer kring ett spörsmål som kan behöva en kreativ tankeverksamhet och en viss planering: 2 x 20 minuter
Ett möte med fler än 8 personer från olika delar av organisationen som ska förbättra sin samverkan: 4 x 20 minuter.

Några fler alternativ kommer inte att finnas. 20, 40 eller 80 minuters möten är de enda alternativ som behöver finnas. Entimmars, tvåtimmars och fyratimmarsmöten förbjuds av ledningen.

En sådan förändring skulle revolutionera offentlig förvaltning. Att hålla ett möte skulle innebära att man under korta intervaller sysslar med att försöka lösa ett aktuellt problem, istället för att invagga alla i vanföreställningen att det är själva mötet som är lösningen.

********
Andra bloggare om , ,

8 kommentarer:

Anonym sa...

Jag har jobbat i skolan. Där var mötet problemet.

Sven sa...

Anonym: Hahaha....precis så kan det också vara.

Elisabet. sa...

På mitt jobb är det nästan eller aldrig några möten, förutom dom vi hela tiden har i kassan.

Men pv .., han berättar suckande om möten hit och dit, möten som inte ger nånting.

Sven sa...

Elisabet: Ja det är ju skillnad mellan olika yrken. Du har ju kundmöten.....det är ju där det viktiga händer. Det är samma här i socialförvaltningen, det är mötet mellan personalen och den äldre i omsorgen, som kvaliteten skapas. Eller när Pv möter elever.

annannan sa...

Den här idén tror jag på, fullt och fast. Alltså, du är ju alltid finurlig och insiktsfull, men ibland skulle det behövas en bättre värld för att ta emot dina konstruktiva förslag. Men det här borde vilken administration som helst kunna ta till sig redan i morgon.

Ditt förslag bygger på Parkinsons utmärkt formulerade första lag ("En arbetsuppgift kommer att ta exakt den tid som är avsatt för ändamålet.") och föreslår en konkret tillämpning för att förebygga de problem som den leder till.

Jag har suttit halva morgonen och skrivit utvärdering av forskningsförslag - det syns precis i vad jag skriver här...

Sven sa...

anannan: Tack för ytterligare evidens, Parkinsons första lag, så bra underlag för den här förändringen!

Jag tror också att det här är fullt genomförbart och skulle få stor påverkan i organisationerna.

Mats sa...

Efter ca 45 minuter prtar man bara runt. Dvs man kommer tillbaka till det man började prata om. Så det är självklart att man inte är effektiv i långa möten!

Sven Teglund sa...

Mats: Precis, 40 minuters-möten är nog en bra utgångspunkt.