8 mars 2009

Papper på rätt plats

Jag har ett problem på jobbet när det gäller att arkivera viktiga papper och handlingar.
I början av varje år skaffar jag pärmar och sätter namn på dem, Projekt, Personalfrågor, Rutiner, Budget osv enligt en viss kategorisering som är vanligt inom byråkratin. Sedan sorterar jag in papper under olika flikar som jag namnger. Men ganska snart uppstår problem att bedöma var olika dokument passar bäst och det gör att jag börjar stoppa in papper i första bästa pärm, utan att riktigt tänka efter. När tiden går så blir det allt svårare och svårare att veta vad som döljer sig bakom en viss flik i en viss pärm. Och efter ett kvartal måste jag söka kanske i fem olika pärmar innan jag hittar en viss skrivelse i ett speciellt ämne. Efter ett halvår är det hopplöst att hitt något alls i mina pärmar.
För några år sedan bestämde jag mig för att bara ha en pärm. Den kallade jag Pärm I. Alla papper inom alla olika områden som behövde sparas, fyllde jag på i den pärmen. När den var full så började jag på Pärm II, sedan Pärm III osv. Systemet fungerade perfekt i början men tyvärr efter tre pärmar blev det allt svårare att hitta rätt skrivelse och jag fick ofta gå igenom alla pärmar innan jag hittade rätt.

Men nu har jag kommit på den optimala lösningen. När jag läst ett dokument, skrivelse eller förslag så slänger jag papperet direkt i pappersinsamlingen. Jag arkiverar ingenting, och det fungerar hur bra som helst. Det beror på att i varje korriodor där det sitter tjänstemän, finns det alltid någon person som sparar allt och och som sätter in papper i rätt pärmar och bakom rätt flikar. 
Dessa personer är inte många men de finns på varje arbetsplats och i varje byråkratisk korridor. Så om jag behöver se ett papper igen, och som jag redan slängt, så går jag till den hamstrande tjänstemannen några rum bort och frågar, har du kvar skrivelsen från Kommunförbundet som kom ifjol i början av oktober?, så reser sig tjänstemannen från sin stol och går fram till hyllmetrarna med blå och röda pärmar och plockar fram en enstaka pärm som han slår upp på just det rätta stället. Perfekt, jag lånar det och drar en kopia. 
Det är tur att vi människor är olika.

8 kommentarer:

Turtlegirl sa...

Smart metod!

Känner igen mig i dig. Jag har också försökt ha ett bra system både på jobbet och hemma men ...nja.

På jobbet så är det sällan jag behövt ett visst papper igen har jag märkt så efter ett tag så slänger jag det som blivit liggandes.
Sen alla reklambroschyrer från diverse företag, hur ofta kollar man i dem igen? Där finns massor papper att spara om man vill tänka miljövänligt.

Hemma så hamnar det i en hög, som rensas ut och slängs efter ett tag här med.

Det är min metod. Har fungerat... än så länge... *L*

Turtlan

Maja sa...

Skrivmejslar och tejprullar känns som en enkel match jämfört med papper. Och det gäller både hemma-administrationen och den på jobbet. Papper är min överman.

För det mesta hamnar allt i högar. Jag vet på ett ungefär vad som finns i dem och kan på så sätt hitta ett dokument efter lite (ibland mycket) genombläddrande. Ungefär två gånger per år kastar jag det mesta och skrivbordet får visa lite träyta, allt ser välplanerat och harmoniskt ut en stund. Sen börjar högen/-arna att växa till sig igen. Feng-shui, är det något man äter?

Den med mig sammanboende är bättre på detta än jag men tyvärr hinner han inte hålla jämna steg med mina högar.

Grannarna (som alltid har en massa energier som fritt flödar i ett välorganiserat hem) kör med en plastmapp för varje månad, alla "ämnen" i samma mapp. Efter ett år går de igenom mapparna, sånt som måste sparas sätts in i pärmar, resten kastas. Låter himla fiffigt och så där lagom ansträngande. Något som jag ska prova. En dag. Tror jag.

Om det inte vore så ointressant!

Matildas fikarum sa...

Ha, haha, så där gör jag också.

Sven sa...

Turtlegirl: Huvudsaken är att det fungerar! Det är ju ofta så att man aldrig behöver se ett papper mer än en gång.

Maja: Låter som du håller på som jag, att vi ständigt försöker hitta en metod som fungerar bra, men att egentligen ids vi inte hålla ordning.

Matildas fikarum: Ja, visst är det bra metod!

Bert sa...

Men.... Har ni ingen sööörver?

Monstruösa Margit sa...

Hahaha, ska genast börja använda samma metod.

Anonym sa...

Jag har alla papper på skrivbordet. Skulle jag, mot förmodan, behöva ett papper så söker jag i sedimenten.
När skrivbordet är fullt köper jag ett nytt på Kronan eller hos Röda Korset.

Sven sa...

Bert: Nä...sen vi datoriserade har det blivit otroligt mycket papper...

Monstruösa Margit: Ja, den fungerar perfekt.

Anonym: Många skrivbord blir det...